LB-4 Personal Audit Trail

بسم الله الرحمن الرحيم 

ا

The laboratory has a system for personnel audit trail.

LB.4.1 The system allows for the identification of who performed a critical task/step.

LB.4.2 The system allows for the identification of when, where, and why the task/step is performed.

اليوم  مع  سيادتكم هنضع مبدأ نمشي عليه السبعين معيار القادمين باذن الله ويكون  بمثابة اتفاق الا هو

.........مين ؟؟؟؟؟ عمل ايه؟؟؟؟؟؟ 😃😃😃

هي صغيره  في نظر بَعضُنَا ولكنها كبيره جدا جدا وقت الحساب (وقت المشاكل لا قدر الله )
المعني :  ان النظام القائم بالمختبر يستطيع أن يتبين مين اللي عمل الخطوه المعينه  في اي وقت وفِي اي مكان......................وهذه  سهله الي حد ما  في وجود نظام حاسب آلي  LIS  يحكم عمليات المختبر
ولكن عدم وجود مثل هذا النظام ,يتطلب مجهود كبير.........
اولا :فى حالة وجود الكمبيوتر : .فيكون  الآتي:
نشيك علي كل أعضاء المختبر ان يكون لهم password خاص بيهم والعمل علي ان كل موظف  لايستعمل
Password الآخرين .........واعمل تفتيش دوري علي المختبر .........للتأكد من أ،  كل شخص لايفرط فيه

وبتأكد عليه ضمن النقاط الموجودة بالبرنامج التعريفى للموظف الجديد   orientation program
بمعني ان كل موظف جديد بتأكد ضمن انه عنده باسورد خاص بيه ...وبيحفظه ....وبيستعمله  ولايتركه للآخرين.....وهذا سنتكلم علية أن شاء الله
ثانيا: فى حالة عدم وجود الكمبيوتر 

**كل الأوراق وchick list وreports كلها يكون فيها خانات لتحديد  مين المسئؤل.بالاضافة الي الوقت اللي أتعمل فيه مثلا كأي  charts بيحتوي علي. العنوان ومكانه (القسم المعني)

***
طريقه معرفه الشخص ....في حاله عدم وجود password اولا يستعمل الكمبيوتر في هذه النقطه
يكون فيه امضاء معروفه وثابته لكل شخص او يكون فيه ختم.

*******في طريقه اقتبسناها من التمريض
وهى  ان كل واحد عنده رقم خاص لايشترك فيه احد ابدا من بدايه الوظيفه الي نهايه وجوده بيها......وبالتالى هناك لسته معتمده ومعلقة في كل مكان ، لمعرفه كل واحد بيها ..........مثلا انا اسمي 116.........يعني لوسحبت عينه دم (فمن معايير سباهي زي ماهانشوف بعد كده (ان شاء الله) لازم يكون معروف مين الساحب مع الوقت ؟؟؟؟......................فبضع 116 والوقت
مثال الاخر:
تبليغ الحالات الحرجه في الأوراق الخاصه بها مطلوب مين بلغ ؟؟؟؟.....أضع 116....وهكذا او علي حسب إبداعاتكم .....كل بطريقته ولكن نصل الى هدف معين انه كل خطوه نقدر  نعرف مين عملها؟؟؟؟؟؟.
اما بالنسبه للتأكد من ان الكمبيوتر ....محدد المهام وvalid دي هنعرفها بعدين باذن الله في Computer validation check list
 *****لتضع نظام جديد حتي ولو صغير لن ينفذ من يوم وليله....لكن الله المستعان بتراقب وتصمم وتوضح للآخرين اهميه الوضع الجديد  بمعنى  اخر اهم شيء في سريان النظام وتطبيقه هو  المتابعه المستمره.

QQQQQل دلوقتي كيف سيتم تقييم هذا المعيار هل observation ولا هناك document review  ومؤكد طبعا ان ف هنا document evidence????
AAAAA@لايوجد سياسه عمل محدد لهذا المعيار ولكن يوجد ضمنيا مثلاFeed back trace ability في بنك الدم
لو انت مش واضع في كل خطوه النظام هذا  لن  تصل الى  مين اللي عمل المشكلهً...باذن الله هتكلم عليها بالتفصيل.....

QQQQQ مأ شاء الله :هذا الكلام ينطبق على كل عينة تدخل المختبر حتى من أقسام الداخلية وفي تلك الأقسام من يسحب الدم التمريض ونحن لا يوجد لدينا سيستم ....فهل هناك فكرة لطريقة دمج التمريض بهذا المعيار????
@@@@@في المعيار الاول اتفقنا ان Laboratory service guide هي الوثيقه بينك وبين بعض العملاء Customers
وفيها يجب ان تأتي العينه من الأقسام الداخليه عليها وقت ..ومين سحب العينه ....طبعا بالاضافة الي اسم المريض ورقم الملف
وهذا باذن الله هنكلم عليه في Sample labeling ماعلينا ,ولكي تربط التمريض معاك ضعها في سياسه عمل ويتم التوقيع عليها
وبالتالي بتطلب تحقيقهابخطابات رسمية ....لان تم التوقيع  عليها و على سبيل المثال :
هذا chart   ومنه نستطيع أن نتبين     where / When(day-time)Whoمننا هذا علي حسب معيار  reporting of critical result وسنتكلم عنه أن شاء الله

QQQQQ  البند مهم جدا/ جزاكم الله خيرا لو تكرمتم كيف يكون التوقيع في قسم بنك الدم يعني كيف اوثق مين سحب لمين
ماهي الالية و اين يوقع ساحب الدم ?كذلك عندما نفرز اكياس الدم المفحوصة و نطبع الستيكرز كيف يكون التوقيع ?ممكن بعض الصور لاخذ فكرة? و شكرا ......و بالنسبة لكلمة audit هل المقصود بيها تفتيش و مين اللي يعمله و كيف يتم توثيقه?/??
AAAA
المفروض كل موظف يقوم بعمل ما.... ان يوقع ...فمثلا .....الذى يقوم بأخذ الأسئله والاستبيان  يوقع على ورقة الاستبيان ،  والذى عمل إليهموجلوبين  والكشف الطبى يوقع على ورقة النتيجه والذى سحب يوقع فى  دفتر المتبرعين وهكذا يمكن تتبع كل خطوه من الذى عملها.
بالاضافة يوقع علي وحده الدم نفسها مع المده التي  تم فيه السحب ( الطبيعى من 8الى 10 دقائق )وهذا علي كل الوحدات المتصله بالأساسيه ،
QQQQ شكرا دكتورة فتحية على مجهود حضرتك  ـممكن توضيح لكلمة Critical task فى المعيار الرابع
وهل توفر documents as critical result notification and sample rejection كافى ولا يحتاج ايه تانى لكى يغطى المعيار الرابع؟؟
AAAA
: السلام عليكم  تسلمي......الله يعزك
Critical tasks or critical reagents or critical equipment   كلها تعني العمل اللي بنقوم به في المختبر
لان كل محلول او جهاز اوعمل ان توقف يؤدي الي وقف خدمه المريض وبالتالي علي صحته  وهي في النهايه
Our mission  الي بنينا عليها كل شيء.
ثم بالنسبه للمعيار  الرابع  ليس هناك  documents واحد  بل بيسأل عن المنظومة كلها في اي  خطوه موجوده في المختبر معروفه
مين بيعملها؟؟؟ وأمتي ؟؟؟وفين  ؟؟وليه  ؟؟؟ودي هيلاحظها  فى charts  /Forms  /LIS/HIS  بالظبط  مثل
  Unit trace-ability In .bloodbank
QQQQ
Where برضو ما المقصود منه؟؟
:AAAA ممكن  السرفير يمسك ملف مريض أخذ وحده دم  وينزل المختبر ويعطيكي ملف مريض واسمه ويسألك
مين المريض الي أخذ وحده الصفائح  مثلا ؟
او مين  المتبرع ؟؟؟ أومين الي سحب الدم؟??أو...أو......؟؟؟؟ظ
أومثلا  في  حالات  المختبرات الفرعيه والعدد كتير
فمثلا......
مريض اتعمله Cbc هل هي من مختبر الطواريء  ولا الرءيسي  ولا مثلا في وحدة  الكلي  او...او ؟؟؟ هل النظام اللي وضعاها تعرفي في  اي مكان أتعمل هذا الاختبار  قد يكون ليس  بالمستشفي أصلا .... مثل  Referred out test
بمعنى  أن السرفير بيقوم  في كل مرحله من من مقابلة المريض الى سحب،الى استلام العينه او فحصها اثبات مين قام بالمهمه هذة..لو manualيكون في formاو log book   .......بس محتاج متابعه لهم للالتزام
وعلية يمكن أن يتبين هل  المنظومة المتكاملة؟؟؟ أم  فيها خلل؟؟؟
QQQQ
أودّ  معرفه كيف chart  يكون comprehensive  ؟؟ بمعنى أخر انظر اليه اعرف كل شيء عنه
AAAAا
أولا :  اسم المكان  اللي انت تمثلها  يعني لاتحضر واحد من مكان وتضعه (اسم المستشفى الخاصه بيك ليست أخرى)
ثانيا الوحده بتاعتك لان في نماذج مشتركه (مختبر أمرض الدم أو الميكرو أو..........
ثالثا اسمه ( مثلا  Oven temperature-Room temperature  or .........
رابعا الشهر والسنه
خامسا تذكره بحدودك اللي انت من خلالها سليم  يعني مثلا درجه الحراره من C2-8C
سادسا control number  يعني رمز الجهاز او رقمه في الصيانه بحيث  تقدر تفرق بين  الأجهزه المتعددة وتوصل الى ملف الصيانه
سابعا الجدول  اليوم اوالساعه علي حسب  تشيك صح او رقم او....
ثامنا  مين اللي شيك( ID للفنى )
تاسعا : ملاحظات or remark or corrective actionكله علي حسب برضه
وفِي النهايه رءيس الوحده او الاخصاءيين توقيعه
 ولاننسي ان يكون لي رقم تسلسلي  خاص بيه ( code number ) ولا يشترك فية   Chick list  أخر ..... مثلا
LAB-IPP-f-5)
LAB- يعني نموذج مختبر
IPP -+Internal policy procedure
F- Form    رقم 5
 QQQQQ أ ستاذتنا د.فتحية محتاجين البداية من حضرتك فى مناقشة المعيار الخامس علما باننى لم افهم هل مطلوب مننا ف المعيار الرابع كتابة policy and procedure ام ان المطلوب هوobservation and document evidence عايزين ايه المطلوب بالضبط من المعيار الرابع اننا نعمله وتقييمه ازاى؟؟؟؟ شاكر جدا لحضرتك
AAAAAلايوجد policy مطلوبه ولكن بيعرفوا انك حققت المعيار فقط ب observation للنظام كما أوضحنا جميعا في المناقشه السابقة
 واكيد يحتاج evidence يعني حيجي لأي حاجة عندك ويتبعها علشان يعرف مين?? عمل ايه???  ومتى.....????.
 يعني ممكن يجي في بنك الدم ويأخذ رقم مريض أتنقل له دم ويتعقب الوحده
QQQQ
/: ولو عايز اتاكد من وجود او تطبيق البوليسى دى عندى فى المعمل ايه الخطوات??????
AAAA أمسك اي اختبار واعمل tracing back  هل تقدر تعرف مين عملها وأمتي وفين  والمثال بيتضح اكتر في  وحده الدم المنقولة للمريض بتمسك من اول المريض الي المتبرع..

*********************************************************************************