LB-29 Record Retention System



بسم الله الرحمن الرحيم

LB.29.1 The laboratory implements a general laboratory records retention system that ensures the following 
LB.29.1.1 Laboratory test request forms, specimen accessioning logs, instrument printouts,
reported results, records of quality control, proficiency testing records, and quality management reports (quality indicators, audits, process improvement projects) are retained for three years.
LB.29.1.2 Method/instrument validation records are retained for the entire period of using the method/instrument and three years after discontinued.
LB.29.1.3 Maintenance records are retained for the life time of the instrument and three years after retirement   

LB.29.1.4 Employee identification records (signature, initials, identification code, and inclusive

dates of hiring) are retained for the entire period of hiring and three years after departure

LB.29.2 The implemented blood bank and transfusion services records retention system ensures the following:

LB.29.2.1 Inspection records (blood, blood components and critical supplies), proficiency testing records, and quality management reports (quality indicators, audits, process improvement projects) are retained for five yearss LB.29.2.2 Whole blood collection, apheresis collection, therapeutic phlebotomy, therapeutic apheresis, component preparation, component modification, quality control, and
normal pre-transfusion testing records are retained for ten years.
LB.29.2.3 Donation history, donor testing, donor notification, deferred donors, final disposition of blood/blood components, and look back records are retained permanently.
LB.29.2.4 Abnormal patients testing records (records of patients with antibodies, transfusionreactions or special requirements), patient’s transfusion history, transfusion reactionand transfusion transmitted diseases investigation records are retained permanently.
LB.29.3 The implemented anatomical pathology records retention system ensures the following:
LB.29.3.1 Surgical pathology reports, outside consultations reports and images of studies areretained for ten years.
LB.29.4 Discontinued (retired) blood bank and transfusion controlled documents are retained for five years after the retirement date.
LB.29.5 Discontinued (retired) general laboratory controlled documents are retained for three years after the retirement date.
Image result for record retention in lab\


يعتبر المختبر من الأماكن كثيره الأوراق والمستندات وعليه وضعت سباهي معيار اليوم لينظم عمليه التخزين والاحتفاظ بهذه المستندات ........فكان جل همها في مايحفظ للمريض والموظف حقوقه وعليه نصت بالاتي :
١-كل مايخص علاقه المريض  والمتبرع      .......ببنك الدم .......الي مالانهايه 
٢-مايخص الأنسجة التشريحية من نتاءج مرضي .......عشر سنين 
٣-مايخص الأجهزه من  validation &maintenance  ... طول عمر الجهاز في المختبر وثلاث سنين بعد خروجه الا ....
..........بنك الدم اجهزته 10سنين.......

٤-مايخص الموظفين من توقيع وأرقام ID وpersonal file طول عمر وجود الموظف .....وثلاث سنين بعدخروجه......
....... الا موظفي بنك الدم 10سنين

٥-أوراق temperature monitoring الخاصه ببنك الدم...... 10سنين 

٦- ماعدا ذلك ثلاث سنين في كل المختبر      .......الا بنك الدم 5سنين....السابق ذكرهم. (  اقل مده ).  للاحتفاظ بالأوراق 
وهذا يعتمد علي سعه المكان للتخزين 
وعلي كل مختبر وضع نظام للطريقة التخزين تضمن :-  
١-سهوله الوصول الي الملف المطلوب بسرعه وفِي اي وقت 
٢-الحفاظ علي الأوراق بصوره أمنه من الاتلاف او التغيير فيكون المكان جيد التهويه 
@@@
أحب اذكر ان النقطه الأولي وهي علاقه المريض ببنك الدم ....معيار سباهي بينص علي ان مايخص نقل الدم الطبيعي للمريض فيحفظ عشر سنين ................والغير طبيعي مالانهايه
فالنسبة لنا جمعناه مالانهايه حيث أوضحت سباهي at minimum (علي الأقل)
فتركت لأي احد يختار الوقت الذي يناسب المنشئه عنده
1QQQQ-بخصوص حفظ الأوراق والملفات هل يمكن عمل scanning and file in zip  لان عندنا كميات مهوله من الأوراق و الملفات????  هل يوجد اَي ارشاد من وزاره الصحه?????
AAAAج---سالت اثنين من مسءوليين سباهي 
-فاحدهم رحب بالفكرة ولكن تحت contorl شركه كمبيوتر متخصصةومعتمده  في archiving......ويوضع  لها سياسه بعد validation ونعمل لها verification after shut down .......مع وجود back up 
بالظبط مثل نظام الكمبيوتر الخاص بالمريض  HIS/LIS
فكان السوءال الاخر هل سباهي هتنص علي كده (لوحصل)؟؟؟
قال لي لا ......انتي اقنعي السرفير بجوده حفظ المعلومات عندك  (يعني في النهايه personal suggestion )

-والثاني في نفس الوقت أشار ان CAP standards  بينص علي ووجوب وجود الورقيات كما ذكرنا 

 هذايبدو ان الصورة اتضحت ويمكن ان نعمل scanning لغرض او لآخر ولكن ليس للتخلص من الورقيات .......
 Related image

تعليقات

إرسال تعليق

المشاركات الشائعة من هذه المدونة

LB-1-Scope Of Service

صورة
بسم الله الرحمن الرحيم     LB.1.1 The laboratory has a clearly defined scope of services. LB.1.2 The laboratory services are in compliance with applicable national standards. LB.1.3 Basic laboratory services (e.g., hematology, blood bank and biochemistry) are available twenty four hours a day, seven days a week LB.1.4 When laboratory services are provided through a contract, the hospital provides oversight and management of the contract through the process described in the “Leadership” chapter in this manual LB.1.5 The laboratory has a defined organizational chart that displays key positions including the laboratory director, sections’ heads and supervisors, quality management officer, facility and safety officer, and, as applicable, infection control officer, point of care testing coordinator, and training and education coordinator ا ل Scope of Service SO S   اول شيء بيسأل عنها السرفير .....لانه من خلالها بيتعرف علي المختبر ككل من...
قراءة المزيد

LB-4 Personal Audit Trail

صورة
بسم الله الرحمن الرحيم  ا The laboratory has a system for personnel audit trail. LB.4.1 The system allows for the identification of who performed a critical task/step. LB.4.2 The system allows for the identification of when, where, and why the task/step is performed . اليوم  مع  سيادتكم هنضع مبدأ نمشي عليه السبعين معيار القادمين باذن الله ويكون  بمثابة اتفاق الا هو .........مين ؟؟؟؟؟ عمل ايه؟؟؟؟؟؟ 😃😃😃 هي صغيره  في نظر بَعضُنَا ولكنها كبيره جدا جدا وقت الحساب (وقت المشاكل لا قدر الله ) المعني :  ان النظام القائم بالمختبر يستطيع أن يتبين مين اللي عمل الخطوه المعينه  في اي وقت وفِي اي مكان......................وهذه  سهله الي حد ما  في وجود نظام حاسب آلي  LIS  يحكم عمليات المختبر ولكن عدم وجود مثل هذا النظام ,يتطلب مجهود كبير......... اولا :فى حالة وجود الكمبيوتر : .فيكون  الآتي: نشيك علي كل أعضاء المختبر ان يكون لهم p assword خاص بيهم والعمل علي ان كل موظف  لايستعمل Password الآخرين .........واعمل ...
قراءة المزيد

LB-6 Critical Material

صورة
بسم الله الرحمن الرحيم The laboratory has a system for the receipt of incoming supplies and   services, inventory management, and tracking of critical materials . LB.6.1 The laboratory implements policies and procedures on documenting the receipt, inspection, and testing (as applicable) of incoming critical material or service. LB.6.2 The laboratory implements policies and procedures on inventory management and tracking the use of critical materials, supplies, and reagents to ensure the followin g :   LB.6.2.1 Materials are used within their expiration dates. LB.6.2.2 New reagents lot numbers are tested against old lots or suitable reference materials before use . LB.6.2.3 Kit components are used within the kit lot number . LB.6.2.4 Lot number use is traceable to patient/blood donors or inclusive dates of use المعيار هذا بيحتاج منا الى سياسه عمل  نشرح  فيها من بدايه طلب المحاليل الي استلامها الي التأكد من صلاحيتها (في حاله اللوت الج...
قراءة المزيد